Työn mittaaminen: kaksiteräinen miekka?

Kiva kun meille tulee taas uusia mittareita, joilla mitataan meidän tekemistä!

Ylläolevaa lausetta en ole vielä kuullut työelämässä.

Ja silti mittaamme yhä enemmän tekemisiämme työelämän ulkopuolella. Minulla on ranteessa askel-, pulssi- ja unimittari, seuraan kuntoiluaktiviteettejani, katson kuukausittain minne rahani kuluvat (ja paljonko jää säästöön), yritän pitää huolta, että vietän tarpeeksi aikaa perheen ja ystävien kanssa. Ja niin edelleen.

Me mittaamme eri asioita elämässämme, jotta oppisimme elämään terveemmin ja onnellisemmin.

Mittaaminen ja kokeilukulttuuri

Mittaaminen on oleellinen osa kokeilukulttuuria.

Jos vain kokeilemme eri asioita, emmekä mittaa niiden vaikutuksia, meidän on vaikea päätellä, mikä kokeilluista asioista toimi parhaiten. Toisin sanoen mittaaminen auttaa meitä oppimaan kokeiluistamme.

Miksi sitten mittaaminen tökkii työkontekstissa?

Miksi sitten tekijät suhtautuvat nihkeästi mittaamiseen työympäristöissä. Seuraavassa tärkeimmät syyt:

Joku muu asettaa tavoitemittarit ja luvut
Mitataan sitä mitä on helppo mitata, eikä sitä mikä vaikuttaa
Palkitaan (tai vielä pahempaa, rangaistaan) mittareiden perusteella
Mitataan harvoin
Mittaaminen on vaivalloista, vaatii paljon lisätyötä
Ei näkyvyyttä mittareihin päivittäisessä työssä

Kaikki nämä vähentävät mittareiden hyödyllisyyttä tekijöille työn tekemisen ja kehittymisen kannalta.

Miten tehdä työn mittaamisesta mielekästä

Jotta tekijät saisivat työn mittaamisesta yhtä paljon hyötyä kuin monet saavat työn ulkopuolisen elämänsä mittaamisesta, monen asian täytyy muuttua. Seuraavassa top 3 asiaa muutettavaksi työn mittaamisessa:

1. Mittarit tarkoituksen mukaan

Tiedätkö, mitä tavoittelette niillä mittareilla, joita käytätte?

Mittaan uneni laatua ja määrää, sillä haluan olla virkeä ja energinen joka päivä.

Tärkein asia mittaamisessa on se, että miettii, miksi mitataan. Mitä tarkoitusta yritämme mittaamisella edistää?

Usein mittarit elävät omaa elämäänsä irralla tarkoitusperistään. Hyvä esimerkki tästä on konsultin laskutusaste. Monessa firmassa sitä on alettu seuraamaan, jotta varmistetaan firman kannattavuus.

Laskutusaste kattaa vain yhden ulottuvuuden firman kannattavuudesta ja vain lyhyellä aikavälillä. Monessa firmassa tämä unohtuu ja aletaan tuijottaa yhtä numeroa sen sijaan, että pyrittäisiin päivittää parempaa yleiskuvaa firman kannattavuudesta.

Jos mittareiden tarkoitusperät pidetään mukana mittaamisessa, voidaan aina arvioida, sopivatko nykyiset mittarit vielä tarkoitukseensa vai pitäisikö niitä kehittää. Samoin voidaan arvioida, pyritäänkö edelleen samoihin tarkoitusperiin, vai pitäisikö maalin paikkaa muuttaa. Siinä tapauksessa myös mittaristo tulisi uusia.

2. Omista mittarisi

Kenellä on valta suunnitella mittarit?

Haluan pysyä hyvässä fyysisessä kunnossa, joten mittaan siihen liittyviä asioita. Sitä, miten kuntooni liittyviä asioita mittaan ei kuitenkaan päätä THL, Painonvartijat taikka kuntosalini personal trainer.

Olen mitannut eri asioita kuntooni liittyen: viikottaisia kuntoilukertoja, maksimisuoritusten määriä ja painoja, syötyjä kaloreita jne. Aiemmin käytin mittareita varmistamaan sitoumuksieni pitämistä sen suhteen, miten olin päättänyt elämäni paranevan kuntoilun avulla.

Arvaat varmaan, ettei kontrollini pitänyt mittareista huolimatta. Nyttemmin olen alkanut käyttämään mittareita toisenlaisessa tarkoituksessa: pitää kuntoilu mielessä kiireisinä hetkinä ja motivoida itseäni pitämään siitä huolta. Tähän tarkoitukseen olen kokeillut useita erilaisia mittareita. Ja olen myös löytänyt useita, jotka ovat toimineet minulla, ainakin tietyssä tilanteessa.

Usein työelämässä joku muu päättää, millä mittareilla sinun työsuoritustasi mitataan. Tämä tehdään kontrollitarkoituksessa.

Tälläinen pelolla johtaminen ei toimi: Se lisää varman päälle pelaamista eli heikentää rohekutta ottaa riskejä ja tehdä tarvittavia kokeiluja. Se myös lannistaa tekijöitä. Saman huomasin itse, kun yritin johtaa omaa kuntoiluani pelolla ja kurilla.

Tämän sijaan tekijöiden tulisi omistaa omaan tekemiseensä liittyvät mittarit. Tämä mahdollistaa mittarien suunnittelun niin, että ne tukevat mahdollisimman hyvin työn päämääriin pääsemistä ja oppimista.

3. Mittaa aikaisin ja usein

Millä taajuudella mittaat nykyisin?

Monessa firmassa on vuosittaiset työ- tai asiakastyytyväisyyskyselyt. Työntekijät ja asiakkaat eivät ikävä kyllä rajoita omaa päätöksentekoaan firmaan sitoutumisesta tähän samaan vuosisykliin.

Jotta mittaamisesta voisi oppia ja parantaa tekemistä mittareiden perusteella, mittaamisen pitää tapahtua aikaisin ja usein.

Jos tiimissä kokeillaan uutta toimintatapaa kuukauden ajan, ensimmäiset mittaustulokset olisi syytä saada käyttöön viimeistään toisen viikon jälkeen.

Jos mittaustulokset saadaan vasta kokeilun loppumisen jälkeen, voi olla että huomataan mittareiden olevan epäsopivia kyseisen kokeilun mittaamiseen. Ja silloin on liian myöhäistä säätää mittaristoa.

Miten usein sitten pitäisi mitata? Tarpeeksi usein, jotta ongelmat eivät ehdi kasvaa liian isoiksi ja riskialttiiksi, ja luultavasti useammin kuin mittaat nyt.

Kokeilukulttuuria kohti mittaamisen muuttamisella

Kokeilukulttuurin omaksuminen vaatii erilaista tapaa tehdä ja ajatella. Yksi tärkeä osa tätä on mittaaminen.

Tässä yhteenveto top 3 asiasta, miten työn mittaamista tulee muuttaa kokeilukulttuurin edistämiseksi:

Mittaa tarkoituksen mukaan,
Mittarit tekijöiden omistukseen ja
Mittaa aikaisin ja usein.

Koetko, että firmassasi mitataan työtä enemmän kontrollin kuin oppimisen varmistamiseksi?

Haluaisitko firmasi siirtyvän kokeilukulttuurin suuntaan?

Haluaisitko käytännön vinkkejä kokeilukulttuurin edistämisestä suoraan mailiboksiisi?

Tilaa Management 3.0 - Kokeilukulttuuri - 3 viikon pikaopassarja kokeilukulttuurin edistämisestä käytännössä syöttämällä sähköpostiosoitteesi alle:

Antti Kirjavainen on kokenut valmentaja. Hän auttaa yrityksiä kehittymään liiketoimintalähtöisiksi, asiakkaita ymmärtäviksi ja jatkuvasti toimintaansa kehittäviksi.

Antin tehtävänä on auttaa uusia yrityksiä omaksumaan näitä uusia työn organisoimisen ajatusmalleja ja käytäntöjä ja näin viedä vaikutuksensa aivan uudelle tasolle.