Miksi agenda ei paranna palavereitasi

Monet ovat luovuttaneet palaverien suhteen.

Olemmeko me todellakin tuomittuja sielua syöviin palavereihin, jotka on kuitenkin pakko pitää, jotta voisimme tehdä töitä edes kohtuullisen tehokkaasti yhdessä?

Oma vastaukseni on että kaikkea voi parantaa, aina, pala kerrallaan, jos oikeasti haluamme.

Agendalla palaveri kuntoon?

Kysyin taannoin Twitterissä, mikä tekee palavereista tehottomia. Kaksi vastausta oli ylitse muiden: 1) se, ettei palavereissa tehdä päätöksiä ja 2) ettei palavereilla ole agendaa.

Nämä syyt ovat toki yhteydessä toisiinsa. Itse asiassa agendan laatiminen etukäteen on ehkä suosituin konsulttien vinkki palaverien parantamiseen.

Itse olen sitä mieltä että tämä vinkki on hyvin riskialtis.

Siinä voi nimittäin käydä niin, että palaverin agendaan kerätään ensin kaikki mahdolliset asiat ja sitten huomataan, että näiden asioiden käsittelyyn tarvitaan vielä tämä, tuo ja se henkilö mukaan.

Jos agendaan tungetaan kaikki mahdollinen, saadaan palaverisoppa, jossa ei ole päätä eikä häntää.

Näin keitetään palaverisoppa, jossa ei ole päätä eikä häntää. Suurin osa agendan asioista koskee vain osaa ihmisistä ja kun agendalle on koottu kaikki asiat, palaveri kestää ikuisuuden.

Palaverien osallistujien aivojen suorituskyky käyttöön tehokkaasti

Lisäksi tässä on vaara siitä, että palaverissa käsitellään keskenään niin erilaisia asioita, että ihmisten aivot eivät pysy perässä.

Meillä on hyvin rajallinen kapasiteetti laadukasta ajattelua vaativiin tehtäviin, kuten pitkän aikavälin tavoitteiden pohtimiseen, priorisointiin jne. Tälläinen ajattelu vaatii otolliset olosuhteet. Jos tälläiset tehtävät ovat sekaisin samassa palaverissa, treenatunkaan tietotyöläisen pää ei aina pysy perässä. Vaarana on autopilotilla meneminen ja turhautuminen.

Me Flowalla huomasimme tämän hiljattain omien hangouteiksi kutsumiemme viikottaisten palaverien suhteen. Näitä meillä on kaksi viikossa, ja ajan kanssa agenda on päässyt levähtämään joukoksi hyvinkin erilaisia asioita: viikon tavoitteiden asettamista ja seuraamista, myyntiputken tilannekatsausta, laskujen hyväksyntää jne. Tavallisempien asioiden joukossa esim. pidempiaikaisten tavoitteidemme miettiminen tuntuu sellaiselta asialta, jota ei voi tuossa palaverissa ottaa järkevästi työn alle.

Mitä voisi sitten tehdä sen sijaan?

Mietitään jokaiselle palaverille agendan sijaan tarkoitus ja konteksti. Nämä määräävät ketkä osallistuvat ja mitkä asiat kuuluvat palaverin sisältöön ja mitkä eivät.

Patrick Lencioni tarjoaa business – sadussaan Death by Meetings toimivan jaottelun tähän. Tässä meidän versiomme samasta asiasta:

Mitä erilaisia palavereita saattaisi kannattaa pitää, Patrick Lencionin nelijakoa mukaillen.

Miten viedä tätä mallia käytäntöön?

Tässä esimerkki Flowan kontekstista.

Aloitamme operatiivisista: aiomme kokeilla sitä, että pidämme 1-2 operatiivista palaveria viikossa Flowa – porukalla. Meillä on useimmilla myös erilaisia tiimikonteksteja asiakkaiden kanssa, joten päivittäiseen operatiiviseen palaveriin ei Flowan kontekstissa ole tarvetta.

Tämän lisäksi aiomme pyhittää yhden viikottaisen session taktisiin asioihin: viikon tavoitteiden asettamiseen ja seuraamiseen, myyntiputkitilanteen läpikäyntiin, yhteiseen taktisen tason koordinointiin.

Tämän lisäksi meille tekisi hyvää toiminnan kehittämisen ja strategisten palaverien ottaminen mukaan säännölliseen palaveriarsenaaliin. Pidämme säännöllisesti 4 kertaa vuodessa puolentoista päivän F2F –kohtaamisia, joissa käsittelemme näitä asioita, mutta nämä varataan aina ad hoc.

Etenkin lyhyemmän aikavälin toiminnan kehittämispalaverit voisivat tehdä meille hyvää. Niinpä aiomme kokeilla sitä, että pidämme kahden viikon välein Flowa-päivänä (jolloin työskentelemme asiakaskontekstien sijasta omassa Flowa-kontekstissamme) lyhyen 30 min – 1h retrospektiivin.

Informaationvälitys palavereissa

Huomasitte varmasti, ettei minkään palaverin tarkoituksessa mainittu informaationvälitystä.

Ehdotukseni onkin, että jos jossain palaverissanne päätarkoituksena on informaation välittäminen, miettisitte, miten sen voisiko hoitaa ilman palaveria, esim. Visuaalisen johtamisen tai nykyisten kommunikaatiotyökalujen avulla (tiimichatit kuten Slack ja Flowdock, Wikit, dashboardit, työn visualisointityökalut jne.).

Pienin askelin kohti tarkoituksenmukaisia palavereita

Miten sitten päästä yllä olevan kaavion mukaisiin palavereihin? Tässä seikkaperäinen ohjeistus:

Ota käsittelyyn tuskallisin palaverinne.
Miettikää, mikä tuon palaverin tarkoitus tulisi olla.
Suunnitelkaa palaveri uudestaan tämän tarkoituksen mukaan.
Kokeilkaa ja tsekatkaa, toimivatko parannukset.
Jos parannukset purevat, palaa kohtaan 1. Jos ei, palaa kohtaan 2.

Toivotan teille kaikille merkityksellisiä palavereita!

Yksi hyvä tapa tsekata, toimivatko palaverit paremmin muutoksien seurauksena on pitää nanoretro palaverin lopuksi. Sen kaava on seuraavanlainen:

Kysytään kaikilta palaverin lopuksi, kuinka hyödyllinen palaveri oli heille asteikolla 0-5.
Kaikki nostavat sormia ilmaan vastauksensa mukaan.
Lasketaan summittainen keskiarvo ja merkitään se ylös.
Kysytään kaikilta, että mitä tulisi muuttaa, jotta antaisivat maksimiarvosanan.
Kirjoitetaan muutosehdotukset ylös.

Näin saadaan nopeasti yhteinen kuva siitä, miten hyvin palaveri toimii ja miten sitä voisi parantaa. Ja sen jälkeen kaikki voivat koittaa parantaa yhteistä palaveria omalla toiminnallaan.

Mikä on oma vinkkisi parempiin palavereihin? Mikä parannus on toiminut sinulla?

Antti Kirjavainen on kokenut valmentaja. Hän auttaa yrityksiä kehittymään liiketoimintalähtöisiksi, asiakkaita ymmärtäviksi ja jatkuvasti toimintaansa kehittäviksi.

Antin tehtävänä on auttaa uusia yrityksiä omaksumaan näitä uusia työn organisoimisen ajatusmalleja ja käytäntöjä ja näin viedä vaikutuksensa aivan uudelle tasolle.