Kuinka kannustaa tehokkaaseen palautteen antamiseen?
Miten motivoida ihmisiä palautteen avulla?
Kuinka saada aikaan tiimien rajat ylittävä positiivisen palautteen kierre?
Usein ajatellaan, että palautteen antamisesta on vastuussa esimies. Nykyisin, asiantuntijatyön luonteen muuttuessa aina vain nopeampaan tahtiin, esimies ei ole enää välttämättä paras henkilö antamaan palautetta. Usein olisikin parempi, jos kaikki antaisivat säännöllisesti palautetta kollegoilleen.
Suomalaisille palautteen antaminen tai vastaanottaminen ei aina ole se helpoin asia. Pelillistämisen avulla saat vertaispalautteen antamisen vauhtiin omassa organisaatiossasi tai tiimissäsi.
Miksi palautteen antaminen on tärkeää?
Ihminen haluaa tulla kuulluksi ja saada tekemästään työstä tunnustusta. Palaute on erinomainen keino osoittaa arvostusta toisen tekemälle työlle. Palaute auttaa ihmistä kehittymään ja motivoi tehokkaasti.
Palautteen antaminen kannustaa huomioimaan toisen työpanoksen. Positiivisen palautteen saaminen ja antaminen rohkaisee myös rakentavan palautteen antamiseen ja edistää keskinäistä vuorovaikutusta.
Tiimissä palautteen säännöllinen antaminen tehostaa tiimin sisäistä viestintää ja nostaa tiimin psykologista turvallisuutta. Palautteen antamisen kynnys on siis syytä pitää matalalla.
Miten ja milloin palautetta pitäisi antaa?
Pelkkä puolivillainen viittaus puolivuosittain olevissa kehityskeskusteluissa “Olet hoitanut työsi hyvin” ei lämmitä mieltä eikä myöskään ole tehokas keino valjastaa palautteesta saatavia etuja käyttöön. Sen sijaan palautteen tulisi olla konkreettista: siinä olisi hyvä olla mukana se, mitä palautteenantaja on nähnyt tapahtuvan (mitä teit), mikä vaikutus sillä on ja miksi tämä asia on palautteenantajan mielestä tärkeä
Palautetta olisi syytä saada nopeasti ja yksilöllisesti. Tämän vuoksi on hyvä valjastaa koko tiimi, organisaatio mukaan palautteen antamiseen. Oikein ajoitettu palaute auttaa myös myös saamaan laajemman kuvan onnistumisista ja edistyksestä.
Kirjallisella palautteella on maine jäykkänä keinona suulliseen verrattuna, mutta molemmat toimivat hyvin. Jos palautteen antaminen tuntuu kovin vieraalta, kevyet kirjalliset palautteet toimivat usein paremmin. Silloin palautteen antaja saa rauhassa miettiä palautteensa sanamuodot. Kirjalliseen palautteeseen on myös helppo palata jälkeenpäin ja samalla vältetään mahdollisesti molemman osapuolen nolona pitämä palautteenantohetki.
Kirjallinen palaute kannattaa.
Kuinka tehostaa palautteen antamista?
Meillä suomalaisilla on usein korkea kynnys antaa palautetta, oli kyse sitten positiivisesta tai ei-niin-positiivisesta palautteesta. Usein käy niin, että puramme asiaa muiden kuin sen tahon kanssa, jota asia koskee. Myös palautteen vastaanottaminen on monelle suomalaiselle haastavaa, mutta ei huolta, voimme kehittyä tässä!
Listasimme keinoja, joille tehostat palautteen antamista tiimissäsi:
Merit Money
Merit Money on Management 3.0 -valmennukseen kuuluva työkalu, jolla voidaan luoda käytäntö, jossa ihmiset antavat kollegoilleen positiivista palautetta usein ja säännöllisesti. Merit Moneyn ensimmäisessä vaiheessa kukin tiimin jäsen saa säännöllisin väliajoin, esimerkiksi kerran kuukaudessa, ennalta sovitun määrän palautevaluuttaa, jotka hän määräajan aikana jakaa perusteluineen muille. Palautevaluuttana voidaan käyttää mitä tahansa yksikköä tai määrettä, joka sopii tiimille. Olennaista on se, että ne on helppo antaa toiselle ja niitä voidaan laskea. Plussaa on se, jos valuutan yhteyteen voi liittää perustelut.
Merit Moneyn toinen, vapaavalintainen vaihe liittyy bonuksiin ja palkitsemiseen. Tietyin määräajoin, esimerkiksi kerran kolmessa kuukaudessa, arvotaan bonukset perustuen jaettuihin määreisiin. Arvontatapa voi olla esimerkiksi nopan heittäminen. Esimerkiksi kansainvälisen verkosto-organisaation Happy Mellyn Merit Money –käytännöissä bonukset on jaettu, mikäli noppaa heittäessä saadaan luku 6. Tällöin kaikkien tiimin jäsenten Merit Money –määreet muutetaan bonukseksi. Bonusjärjestelmän voi muokata omalle tiimilleen sopivaksi. Merit Money toimii myös ilman bonuksia ja palkitsemista.
Muunnelma Merit Moneystä
Eräs Management 3.0 -valmennuksen osallistuja kertoi muunnelleensa Merit Moneytä joulukuun teemaan sopivaksi. Hän oli jakanut tiimilleen kasan joulukortteja, joita tiimin jäsenet saivat jakaa toisilleen sekä muiden tiimien jäsenille perusteluineen.
Joulukortinjako oli osoittanut valtavan suosituksi. Erityisesti se oli saanut kiitosta sillä, että jouluisen palautekortin saattoi antaa joko henkilökohtaisesti tai sitten sujauttaa toiselle sen suuremmitta seremonioitta. Näin sekä he, joille palautteen antaminen ja saaminen naamatusten on tärkeää, että he jotka mieluummin kuulevat palautteen omassa rauhassaan, saivat kaiken irti.
Kiitoskortit
Aina ei tarvita edes joulukortteja. Voit tulostaa Kudo Cards -kiitoskortit täältä oman tiimisi käyttöön. Kudo Cards -kortteja löytyy useilla valmiilla otsikoilla eri tilanteisiin, joiden lisäksi kortissa on tilaa myös yksilöidylle sisällölle.
Kiitoskorttien käyttö voi olla joko jatkuvaa, jolloin kortteja on saatavilla jatkuvasti, tai kausiluontoista, jolloin kortteja jaetaan tietyn ajan ajan.
Palaute kannattaa tehdä näkyväksi. Kiitoskortit ovat yksi keino palautteen näkyväksi tekemiseen.
Kanava ja näkyvyys palautteelle
Kaikkea palautetta ei tarvitse laittaa kaikkien nähtäville. Koko tiimiä koskevat palautteet on kuitenkin hyvä laittaa koko tiimin, ja mahdollisesti sen viiteryhmien, näkyville. Vain näkyvillä oleva palaute kannustaa antamaan itsekin palautetta toisille.
Etenkin etätiimien kanssa työskennellessä palautteelle on hyvä varata tilaa tiimin sisäisissä viestintäkanavissa. Olipa kyseessä Slack, Yammer tai muu työskentelykanava, on sinne helppo perustaa oma osionsa palautteille.
Toimittaessa yhteisissä tiloissa palautteet voidaan koota yhteiseksi kiitosseinäksi tai kiinnittää muuten yhteiseen paikkaan esille. Esillä oleva palaute pysyy paremmin mielessä ja kannustaa jatkamaan palautteen antamista.
Piditkö näistä ideoista ja haluat lisää? Ole hyvä!
Jos Merit Money ja muunlaiset tiimien uuden työn kulttuurin käytäntöjen vieminen osaksi tiimin arkea kiinnostaa, lisää vastaavia löydät Energize People -kokeilukokoelmastamme! Tilaa kokeilukokoelma syöttämällä sähköpostiosoitteesi alle:
Tiina 'Milsa' Malin hyppäsi valmentamisen pariin pelien ja startuppien maailmasta. Milsan intohimoja ovat ihmisten parissa toimiminen ja asioiden ratkaiseminen sekä edelleenkehittäminen.
- Kirjoittaja
- @MilsaMalin